"Softwarelego" mit AFS, Sharepoint, Nintex und dox42

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Personen, die ein Ferialpraktikum bei der Liechtensteinischen Landesverwaltung machen wollen, können sich schon seit einiger Zeit komfortabel mittels AFS Online-Formular bewerben. Nun wurde auch die interne Bearbeitung der Bewerbungen dank einer Workflowanbindung sowie automatischer Generierung der notwendigen Dokumente mit dox42 stark vereinfacht!

Die Bewerbungen werden aus dem AFS-Antragspostfach mittels Nintex-Workflow in eine SharePoint-Liste übernommen, aus welcher die Amtsleiter geeignete Bewerber übersichtlich und direkt auswählen können.

Workflow: Ferialpraktikum Liechtentstein

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens gibt der Sachbearbeiter die notwendigen Entscheidungsdaten in das AFS-Erledigungsformular zur Bewerbung ein und stößt die Generierung sämtlicher Dokumente wie Verträge, Willkommensschreiben, Arbeitsbestätigungen, etc. an. Die Bewerberdaten sowie die im Erledigungsformular erfassten Daten wie Stundensatz, Ansprechpartner oder Einsatzort mit Lagekarte werden dabei automatisch in die Dokumente eingefügt.

Sehr gefreut haben wir uns über das direkte Feedback der Mitarbeiterinnen, die diese Arbeitsschritte bisher manuell durchführten:

„Dank der Dokument-Automation konnten wir den administrativen Aufwand auf ein Minimum reduzieren. Da keine Mehrfach-Erfassungen mehr notwendig sind, konnten vorhandene Fehlerquellen beseitigt und die Qualität entsprechend gesteigert werden. Wir können nun schnell und einfach alle notwendigen Dokumente ausfertigen und sparen enorm Zeit. Kurzum: Die Erledigung dieser Arbeit macht auf diese Weise wieder richtig Spaß."

Dieses sehr erfreuliche Resultat wird zusätzlich verstärkt, wenn man es in Verbindung mit den zu erbringenden Investitionen bringt. Sven Lässer, Leiter der Fachstelle E-Government in der Liechtensteinischen Landesverwaltung, hat berechnet, dass sich die Kosten für die Workflowanbindung sowie Dokumentautomation innerhalb von nur 6 Monaten amortisieren und daher sehr schnell die Gewinnzone erreicht wird.