Veranstaltung
Ankündigung: AFS-Usergroup 2024 in Bern
Am 14. Mai findet die erste AFS-Usergroup dieses Jahres statt. Wir laden Sie sehr herzlich zum Wissensaustausch innerhalb der AFS-Community in Bern…
Kanton Luzern - Projektupdate einer erfolgreichen Einführung
Im Juni 2019 bekam aforms2web mit der Formularlösung AFORMSOLUTION (AFS) den Zuschlag für das Projekt "Einführung einer Onlineformularlösung für den Kanton Luzern". Mit dieser WTO Ausschreibung wurden vom Kanton Luzern Dienstleistungen und Lizenzen für 4 Jahre mit Optionsverlängerungen bis zu 10 Jahren beschafft. In den 2 Jahren seit diesem Zuschlag hat sich bereits einiges getan.
Bis heute wurden mit AFS über 50 Formulare produktiv in Einsatz gebracht und bereits über 60.000 Anträge elektronisch empfangen. Die Infrastruktur hat sich auch besonders in der COVID-19-Krise bewiesen. Online-Formulare für die Nachbestellung von COVID-Zertifikaten und das Einreichen von Härtefall-Gesuchen konnten schnell und effizient realisiert werden (Sie finden die aktuellen COVID- sowie eine kurze Übersicht anderer Formulare am Ende des Artikels).
Zukünftig sollen auch noch die restlichen der rund 600 eingesetzten Formulare in AFS überführt werden. Ziel ist es alle Formulare des Kantons Luzern in einheitlicher Form anzubieten und mit einem Formularsystem zu verwalten. Dies wird die Pflege, den Support und die Wartbarkeit massiv vereinfachen und die Expertise in der Formularentwicklung bündeln.
Nachstehend ein Auszug aus dem letzten Projektbericht vom Dezember 2021.
Projektbericht
Im Rahmen des Programms «Digitaler Kanton» wurde im Kanton Luzern die Basisinfrastruktur für ein erfolgreiches und bürgernahes e-Government geschaffen.
Ein Element dieser Basisinfrastruktur sind elektronische Formulare. Mittels Online-Formularen können Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen schnell, unkompliziert und unabhängig von Schalteröffnungszeiten mit den Behörden kommunizieren. Anliegen, Anträge oder Bestellungen werden dabei im Internet erfasst, Nachweisdokumente hochgeladen und sicher an die zuständige Behörde übermittelt. Um diese Anforderungen zu erfüllen, wurde durch die Dienststelle Informatik für die Bevölkerung und die Unternehmen im Kanton Luzern eine zentrale, elektronische Formularlösung mit AFS realisiert.
Zusätzlich zum Kundennutzen bringt AFS die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse voran: Die übermittelten Gesuche und Anfragen werden direkt in die Fachapplikationen importiert und als neue Geschäftsfälle von den Fachspezialistinnen und Fachspezialisten in den Dienststellen weiterbearbeitet. Die manuelle Erfassung wurde damit obsolet.
Der Aufbau der Formular-Systeme erfolgte nach den Vorgaben der kantonalen NSP (Network Security Policy), die beim Design zwischen externen Zugriffen durch Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen und interner Verwendung durch die Dienststellen unterscheidet. Als Teil der E-Government-Infrastruktur des Kantons Luzern wurde die Lösung auf einen hochverfügbaren 7/24h-Betrieb vorbereitet.
Für die Anbindung der Formularlösung an die Fachapplikationen wird der im Kanton bestehende Enterprise Service Bus, eine BizTalk-Lösung, eingesetzt. Die Schnittstellen sind standardisiert, damit sie innerhalb derselben Fachapplikation wiederverwendet werden können. Für einen einheitlichen Auftritt ist gemeinsam mit aforms2web ein Formular-Styleguide nach den Corporate-Identity / Corporate-Design - Vorgaben des Kantons entwickelt worden und bildet die systemische Basis für sämtliche kantonalen Formulare.
Neben der technischen Umsetzung der Formularlösung war die Schaffung der Akzeptanz für die Lösung bei den Fachspezialisten in den Dienststellen die wichtigste zu erfüllende Voraussetzung. Durch die Sammlung aller Kernprozesse mit den Dienststellen und der anschliessenden Bewertung des Digitalisierungspotentials wurden zahlreiche Pilot-Kandidaten ermittelt. Die Auswahl der Prozesse erfolgte durch die Dienststellen, die im Anschluss mit Unterstützung des Projektteams die Formularkonzepte erarbeiten.
Die Formularkonzepte werden durch aforms2web in Iterationen umgesetzt und weitere Formulare werden laufend realisiert. In der Konzeptphase wurde ein Schulungsprogramm entwickelt, damit die Dienststelle Informatik (DIIN), kantonalen Dienststellen mit eigenen IT-Organisationen, Formulardesignerschulung auch inhouse anbieten kann. Damit steht den Dienststellen, wenn gewünscht, das Know-how zur Verfügung, Online-Formulare selbstständig erstellen und warten zu können.
Ergebnisse
Die Online-Formulare im Kanton Luzern können sich, neben der technischen Funktionen, auch optisch sehen lassen. Hier finden Sie einen kleinen Auszug der aktuellen AFS-Formulare im Kanton Luzern. Die unten stehenden Formulare sind produktiv, werden jedoch in einem Testmodus aufgerufen, und können nicht abgeschickt werden.